공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙

① 영 제20조제1항에 따른 기록물의 생산기관에서 부여하는 생산등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.

② 영 제20조제1항에 따라 기록물의 접수기관에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.

③ 제1항과 제2항에 따라 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기하는 경우에는 영 제20조제3항에 따른 처리과 기관코드에 갈음하여 처리과명을 표기한다.

④ 제1항 및 제2항에도 불구하고 기록물 등록번호를 그 기록물에 표기할 수 없는 전자기록물의 경우에는 등록번호를 표기하는 대신 그 등록번호를 등록정보로 관리할 수 있다.

① 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물철을 신규로 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로부터 별표 2의 기록물철 표지를 전산으로 출력하여 그 기록물철의 표지로 사용하여야 한다.

② 영 제23조제2항에 따라 관리하는 기록물철의 등록정보를 수정하고자 하는 경우에는 기록물관리책임자의 확인 하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.

① 처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표 3의 규격에 따른 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

② 제1항에 따른 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 2의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.

③ 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철하여야 할 기록물의 양이 지나치게 많은 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하고, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시하여야 한다.

④ 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 4의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 별표 5의 규격에 따른 보존상자에 단위과제별로 넣어 관리한다.

⑤ 제4항에 따른 보존상자의 측면에는 별표 6의 보존상자 표지를 붙여야 한다.

① 카드류는 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.

② 처리과에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 7의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.

③ 제2항에 따라 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.

① 도면류는 기록물철 단위로 별표 8의 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내로 함을 원칙으로 한다.

③ 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

① 사진·필름류는 기록물철 단위로 그 사진·필름의 규격에 적합한 별표 9의 사진·필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 사진·필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.

① 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물은 기록물철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록에 그 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

② 테이프·디스크·디스켓류의 기록물에 대하여는 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 별표 10에 따른 분류번호 표시를 하여 그 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

③ 전자기록물로 구성되어 있는 기록물철의 분류번호는 해당 전자기록물철의 등록정보로 관리한다.

① 영 제24조에 따른 기록물의 정리는 다음 각호의 사항을 포함하여 실시한다.

② 공공기관의 장은 필요하다고 인정되는 경우 부서별 또는 처리과별로 기록물 정리일정을 달리하여 실시할 수 있다.

① 공공기관은 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과별로 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.

② 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

① 영 제25조제1항에 따른 기록관리기준표 작성시 비밀 관련 정보가 포함되어 있는 경우에는 자료의 작성 및 제출은 서면으로 하고 영구기록물관리기관으로 제출된 사본의 예고문은 제출일부터 1개월이 지난 달의 말일에 파기하는 것으로 한다.

② 영 제25조제3항에 따라 공공기관은 신설 또는 변경된 단위과제에 대하여 매년 10월 31일까지 관할 영구기록물관리기관과 협의하여야 하며, 10월 31일 후에 발생하는 신설 또는 변경 단위과제는 사안 발생 즉시 협의를 요청하여야 한다.

③ 영구기록물관리기관은 단위과제별 보존기간 검토결과를 매년 12월 31일까지 해당 공공기관에 통보하여야 한다.

① 영 제27조에 따른 기록물의 공개여부 구분표시는 "공개, 부분공개, 비공개" 중 하나를 선택하여 표시하여야 한다.

② 제1항 중 부분공개 또는 비공개의 경우에는 해당 정보를 "부분공개( )" 또는 "비공개( )"로 표시하고, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항 각 호의 번호중 해당 번호를 괄호 안에 표시하여 함께 관리하여야 한다.

① 기록물관리기관이 영 제39조 및 영 제49조에 따라 기록물을 전자매체에 수록하여 보존하고자 하는 경우에는 한 번 입력후 삭제·수정 또는 재수록이 불가능한 형태의 보존매체를 사용함을 원칙으로 한다. <개정 2014ㆍ11ㆍ4, 2017ㆍ9ㆍ22>

② 기록물관리기관이 기록물을 전자매체에 수록하는 경우에는 그 보존매체 및 입력자료의 이상 유무를 검사한 후에 수록하여야 한다. <개정 2014ㆍ11ㆍ4, 2017ㆍ9ㆍ22>

③ 제2항에 따라 기록물을 전자매체로 옮겨 수록하는 때에는 별지 제4호서식의 전자매체 수록계획서를 작성하고 이에 따라 수록하여야 한다. 이 경우 전자매체는 공개구분 종류별로 구분하여 수록한다. <개정 2014ㆍ11ㆍ4, 2017ㆍ9ㆍ22>

④ 기록물관리기관에서 생산한 기록물이 수록된 전자매체와 그 보존용기에는 별표 12의 전자매체ㆍ마이크로필름 표지를 부착하여야 한다. <개정 2014ㆍ11ㆍ4, 2017ㆍ9ㆍ22>

① 기록물관리기관이 영 제39조 및 영 제49조에 따라 기록물을 마이크로필름에 수록하여 보존하고자 하는 때에는 별지 제5호서식의 마이크로필름 촬영계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 촬영하여야 한다.

② 기록물관리기관이 마이크로필름으로 촬영하는 때에는 촬영 시작부분에 별표 13의 시작표지와 별지 제5호서식의 마이크로필름 촬영계획서를 삽입하고, 그 마이크로필름 촬영계획서상의 순서대로 기록물을 수록한 후 그 마이크로필름의 촬영이 끝나는 부분에 별표 13의 촬영끝 표지를 넣어야 하며 마이크로필름의 컷(cut)번호는 시작표지부터 부여한다.

③ 기록물관리기관은 촬영이 끝난 마이크로필름의 촬영상태를 검사하여야 하며, 촬영상태가 불량한 부분이 발견된 때에는 제1항 및 제2항에 따라 재촬영하여야 한다.

④ 기록물관리기관에서 생산한 마이크로필름과 그 보존용기에는 별표 12의 전자매체ㆍ마이크로필름 표지를 부착하여야 한다. <개정 2014ㆍ11ㆍ4>

⑤ 기록물이 수록된 마이크로필름의 원본은 시청각기록물 전용서고에 보존하고 열람 등에 사용하는 마이크로필름은 복제본을 제작하여 사용함을 원칙으로 한다.

① 보존기간이 30년 이상인 기록물은 미생물과 해충에 의하여 손상이 발생되지 않도록 서고에 입고하기 전에 소독을 실시하여야 한다.

② 제1항에도 불구하고 기록물관리기관의 장은 기록물의 보존상태 및 보존환경 등을 점검하여 그 결과에 따라 소독 제외대상 기록물을 선별할 수 있다. 이 경우 기록물의 보존상태 및 보존환경에 대한 점검 기준, 점검 방식 및 점검 결과에 따른 소독 제외대상 기록물의 선별 기준 등은 중앙기록물관리기관의 장이 정한다. <신설 2016ㆍ8ㆍ29>

③ 보존기간이 30년 이상인 종이류 기록물 중 산성화 정도가 수소이온농도(pH) 6.5 이하인 기록물은 탈산(탈산: 산성 제거)처리를 해야 한다. <개정 2014. 11. 4., 2016. 8. 29., 2021. 9. 7.>

④ 시청각기록물 및 행정박물은 안전한 보존 및 활용을 위하여 매체변환, 매체수록 등 필요한 조치를 취하여야 한다. <개정 2016. 8. 29.>

⑤ 기록물관리기관의 장은 제1항, 제3항 및 제4항에 따라 보존처리를 행하는 경우 별지 제6호서식의 기록물보존처리서를 작성하여야 한다. <개정 2016ㆍ8ㆍ29>

① 영 제38조제3항 및 영 제48조제3항에 따른 보존기록물에 대한 점검 및 검사주기는 별표 14와 같다. 다만, 영구기록물관리기관에서 보존 중인 조선왕조실록, 지적원도 등 생산 후 70년이 경과한 기록물 중 영구기록물관리기관의 장이 정하는 기록물의 경우에는 별표 14에 따른 점검 및 검사주기의 2배를 넘지 아니하는 범위에서 영구기록물관리기관의 장이 점검 및 검사주기를 따로 정할 수 있다. <개정 2016. 8. 29., 2020. 4. 3.>

② 기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 기록물이 정기적으로 점검ㆍ검사하고 별지 제7호서식의 기록물점검ㆍ검사서를 작성해야 한다. <개정 2016. 8. 29., 2020. 4. 3.>

③ 기록물관리기관의 장은 제2항에 따른 기록물점검 결과에 따라 복원 및 탈산처리 등 기록물 보존을 위하여 필요한 사후조치를 실시하여야 한다. <신설 2016ㆍ8ㆍ29>

① 보존기간이 30년 이상인 기록물은 서고 외의 지역으로의 반출을 금함을 원칙으로 한다.

② 제1항에도 불구하고 보존기간이 30년 이상인 기록물을 업무에 사용하기 위해 서고 외의 지역으로 반출하려는 경우에는 반출ㆍ반입에 관한 이력을 남겨 관리해야 한다. 이 경우 기록물관리기관 외로 반출하려는 경우에는 기록물관리기관의 장의 승인을 받아 별지 제8호서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 서고관리책임자에게 제출해야 한다. <개정 2020. 4. 3.>

① 영구기록물관리기관의 장은 영 제74조의3제1항에 따라 공공기관으로부터 전시를 목적으로 기록물의 대여를 요청받은 경우에는 기록물을 대여하기 전에 해당 공공기관이 영 제74조의3제2항에 따른 전시환경기준을 준수하고 있는지를 확인해야 한다.

② 공공기관의 장은 기록물을 대여한 경우에는 해당 기록물이 훼손되지 않도록 필요한 조치를 해야 한다.

① 영 제51조에 따라 영구기록물관리기관이 기록물 복원작업을 실시하는 때에는 별지 제9호서식에 따른 기록물복원처리서를 작성하여야 하며 복원작업과정을 기록으로 남겨 관리하여야 한다. 이 경우 기록물의 복원 전 형상을 보존매체에 수록하여 보존하여야 한다.

② 기록물을 전시하는 경우에는 복제본을 사용하는 것을 원칙으로 한다.

① 법 제22조제1항에 따른 간행물의 발간등록번호부여의 신청서식은 별지 제11호서식과 같다.

② 영구기록물관리기관의 장은 공공기관이 발간한 간행물 중 등록되지 않은 간행물이 발견되는 경우에는 이를 직접 등록하여 보존할 수 있다.

① 영 제54조의2제1항제1호 또는 같은 항 제4호에 따라 기록물의 폐기 금지를 요청하려는 기관의 장은 별지 제11호의2서식의 폐기 금지 요청서를 작성하여 중앙기록물관리기관의 장에게 제출해야 한다.

② 영 제54조의3제2항에 따라 폐기 금지 해제를 요청하려는 기관의 장은 별지 제11호의3서식의 폐기 금지 해제 요청서를 작성하여 중앙기록물관리기관의 장에게 제출해야 한다.

③ 영 제54조의3제4항에 따라 폐기 금지 기간의 연장을 요청하려는 기관의 장은 별지 제11호의4서식의 폐기 금지 연장 요청서를 작성하여 중앙기록물관리기관의 장에게 제출해야 한다.
[본조신설 2020. 6. 1.]

① 영 제78조제3항에 따른 기록물관리 전문요원 시험(이하 "시험"이라 한다) 과목은 다음 각 호와 같다.

② 시험은 필기시험으로 하고, 필수과목 시험은 객관식으로 하며, 선택과목 시험은 3개 과목 중 2개 과목을 선택하여 응시하고 기입형을 포함한 주관식으로 실시한다.

③ 시험의 합격자는 각 과목 만점의 40퍼센트 이상, 전 과목 총점의 60퍼센트 이상을 득점한 사람으로 한다. 다만, 필수과목 시험에서 만점의 40퍼센트 미만에 해당하는 점수를 받은 과목이 있는 응시자의 선택과목 시험은 채점하지 아니한다.

④ 시험은 매년 1회 실시하는 것을 원칙으로 하되, 행정안전부장관이 필요하다고 인정하는 경우에는 그 횟수를 증감할 수 있다. <개정 2013·3·23, 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26>

⑤ 행정안전부장관은 제1항에 따른 시험을 실시하려는 경우에는 시험 일시ㆍ장소, 응시원서의 제출기간, 그 밖에 필요한 사항을 시험일 30일전까지 공고하여야 한다. <개정 2013·3·23, 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26>

⑥ 시험에 응시하려는 사람은 행정안전부장관이 정하는 응시원서를 제출하여야 한다. <개정 2013·3·23, 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26>

⑦ 행정안전부장관은 합격자를 결정한 경우에는 합격자 명단을 행정안전부 인터넷 홈페이지 등에 공고하고 합격자에게 통지하여야 한다. <개정 2013·3·23, 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26>

⑧ 그 밖에 시험의 시행에 필요한 사항은 행정안전부장관이 정한다. <개정 2013·3·23, 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26>[본조신설 2011.5.23]

① 시험의 실시에 관하여 행정안전부장관의 자문에 응하기 위하여 행정안전부장관 소속 하에 시험자문위원회(이하 "위원회"라 한다)를 둔다. <개정 2013·3·23, 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26>

② 위원회는 다음 각 호의 사항에 관하여 행정안전부장관의 자문에 응한다. <개정 2013·3·23, 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26>

③ 위원회는 위원장을 포함하여 5인으로 구성하되, 위원장은 중앙기록물관리기관의 장이 되고, 위원은 기록물관리 또는 시험에 관한 학식과 경험이 풍부한 사람 중에서 행정안전부장관이 위촉하는 사람이 된다. <개정 2013·3·23, 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26>

④ 위원의 임기는 3년으로 하고, 1차에 한하여 연임할 수 있다.

⑤ 위원장은 위원회의 회의를 소집하고, 그 의장이 된다.

⑥ 위원회의 회의는 재적의원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석의원 과반수의 찬성으로 의결한다.[본조신설 2011.5.23]

① 행정안전부장관은 시험의 출제ㆍ검토 및 채점 등을 위해 시험과목별로 전문적인 지식을 가진 사람을 시험위원으로 위촉한다. <개정 2013·3·23, 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26>

② 제1항에 따라 위촉된 시험위원에게는 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.[본조신설 2011.5.23]

① 영 제78조제5항에 따라 기록물관리 전문요원 자격증을 발급받으려는 사람은 별지 제23호서식의 신청서에 영 제78조제1항에 따른 기록물관리 전문요원의 자격요건에 해당함을 증명하는 서류를 첨부하여 행정안전부장관에게 제출하여야 한다. <개정 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26, 2017ㆍ9ㆍ22>

② 행정안전부장관은 발급신청서를 접수한 경우에는 신청인의 자격요건을 확인한 후 별지 제24호서식의 기록물관리 전문요원 자격증을 신청인에게 발급하여야 한다. 이 경우 기록관리 전문요원 자격증을 발급받은 사람이 영문 자격증의 발급을 요청하는 때에는 별지 제25호서식에 따른 영문 자격증을 발급할 수 있다. <개정 2014. 11. 19., 2017. 7. 26., 2020. 4. 3.>

③ 자격증을 발급받은 사람이 그 자격증을 잃어 버렸거나 못 쓰게 되어 자격증을 다시 발급받으려고 할 때에는 별지 제23호서식의 신청서를 행정안전부장관에게 제출하여야 한다. <개정 2014ㆍ11ㆍ19, 2017ㆍ7ㆍ26>

④ 자격증의 기재사항을 변경하려는 사람은 별지 제23호서식의 신청서에 기록물관리 전문요원 자격증과 기재사항의 변경을 증명하는 서류를 첨부하여 행정안전부장관에게 제출하여야 한다. <개정 2014. 11. 19., 2017. 7. 26.>

① 영 제83조제2항에 따라 지정기록물을 위탁하고자 하는 경우에는 별지 제20호서식에 따른 위탁보존신청서를 제출하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장은 별지 제21호서식에 따른 위탁기록물 확인서를 위탁자에게 발급한다.

② 영 제83조제4항에 따라 위탁기록물을 회수하고자 하는 경우에는 별지 제22호서식에 따른 위탁기록물회수요청서를 제출하여야 한다.