공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙

① 처리과의 장은 기록물의 등록·분류·정리·보관·이관 등의 기록물관리를 위하여기록물관리책임자를 지정하여야 한다.

② 기록물관리책임자는 다음 각호의 업무를 수행한다.

① 영 제10조제1항의 규정에 의한기록물등록대장은 별지 제1호서식에의한다.

② 기록물을 등록하여 등록번호를 부여하는 시점은 다음 각호의 1에 의한다.

③ 영 제10조제2항의 규정에 의한 기록물배부대장은 별지 제2호서식에 의한다.

① 영 제10조제1항의 규정에 의하여 기록물의생산기관에서 부여하는 등록번호는 다음 각호의 방법으로 표기한다.

② 영 제10조제1항의 규정에 의하여 기록물의접수기관에서 부여하는 등록번호는 다음 각호의 방법으로 표기한다.

① 영 제12조제2항의 규정에 의하여중앙기록물관리기관 및 특수기록물관리기관의 장이 작성·고시하는기록물분류기준표는 별지 제3호서식에의한다.

② 영 제12조제6항의 규정에 의한 기록물분류기준표의변경신청은 별지 제4호서식에 의한다.

③ 공공기관의 장은 다음 각호의 1에 해당하는 경우에는영 제12조제6항 단서의 규정에 의하여 소관기록물분류기준표를 변경할 수 있으며, 1월 이내에 그 결과를 중앙기록물관리기관또는 특수기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. 다만, 제4호 및 제5호의 규정에의한 변경사항에 대하여는 이를 통보받은 중앙기록물관리기관 또는 특수기록물관리기관의장이 사후에 재조정할 수 있다.

① 영 제12조제7항의 규정에 의하여 작성하는비밀업무에 대한 기록물분류기준표와 관련된 자료의 작성·제출은 서면으로 하되,중앙기록물관리기관 또는 특수기록물관리기관에 제출하는 사본의 예고문은 제출일부터1월이 경과한 달의 말일에 파기하는 것으로 한다.

② 중앙기록물관리기관 또는 특수기록물관리기관의 장은 비밀업무에 대한기록물분류기준표 관련자료중 단위업무명, 단위업무에 관한 설명, 보존기간의책정사유 및 주요 열람용도 등 비밀업무의 내용이 노출될 가능성이 있는 항목과관련된 자료는 별도의 비밀전용컴퓨터에 입력한 후 당해 업무의 비밀보호기간이종료될 때까지 관련전산자료를 비밀로 관리하여야 한다.

① 영 제13조제1항의 규정에 의하여 각 단위업무의담당자가 기록물철을 신규로 작성한 때에는 별지제5호서식의 기록물철등록부에 이를등록하여 별표 2의 기록물철 표지를전산으로 출력한 후 당해 기록물철의 표지로 사용하여야 한다.

② 기록물철등록부에 등록된 사항을 사후에 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 다음각호의 방법에 의한다.

① 처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표 3의 규격에 의한 진행문서파일에위에서부터 아래로 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

② 제1항의 규정에 의한 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 2의 기록물철 표지를 놓고, 그다음에는 별지 제6호서식의색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.

③ 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호안에 권호수만 다르게 표시하여야 한다.

④ 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 4의 보존용 표지를 추가로 씌워편철용 클립으로 고정시킨 후 별표 5의규격에 의한 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리한다.

⑤ 제4항의 규정에 의한 보존상자의 측면에는 별표 6의보존상자표지를 부착하여야 한다.

① 카드류는 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 아니한 상태로카드보관함에 넣어 관리한다.

② 처리과에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 7의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후이를 보존상자에 넣어 관리한다.

③ 제2항의 규정에 의하여 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의맨 위에는 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉투당카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.

① 도면류는 기록물철 단위로 별표 8에의한 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.

② 제1항의 규정에 의하여 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 색인목록을 놓고그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매이내로 함을 원칙으로 한다.

③ 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

① 사진·필름류는 기록물철 단위로 당해 사진·필름의 규격에 적합한 별표 9에 의한 사진·필름류보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

② 제1항의 규정에 의하여 사진·필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 색인목록을놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.

① 기록물철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록에는 당해 기록물철의분류번호를 표시하여야 한다.

② 테이프·디스크·디스켓류의 기록물에 대하여는 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 별표 10의 규정에 의한 표시를 하여당해 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

① 영 제14조의 규정에 의한 기록물의 정리는 다음각호의 사항을 포함하여 실시한다.

② 공공기관의 장은 필요하다고 인정되는 경우 부서별 또는 처리과별로 기록물 정리일정을달리하여 실시할 수 있다.

① 영 제20조제3항의 규정에 의한 기록물의이관목록은 별지 제7호서식에 의한다.

② 공공기관이 공공기관의기록물관리에관한법률(이하"법"이라 한다) 제12조제4항 단서 또는 영제20조제1항 단서의 규정에 의하여 기록물의 이관시기를 연장하거나영 제31조제1항 단서의 규정에 의하여 부득이한사유로 기록물의 이관시기를 연장하고자 하는 때에는 사전에 관할 기록물관리기관의장에게 별지 제8호서식에 의한기록물이관 연기신청서를 전산으로 작성·제출하여 협의하여야 한다.

① 전문관리기관의 장은 단위업무별 표준평가표를 작성·운영하여영 제21조의 규정에 의한 기록물의 평가가표준화되도록 하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의한 표준평가표에는 기록물의 보존가치 등급별 평가기준,보존방법별 분류기준, 공개여부 구분의 세부지침 및 유의사항 등이 구체적으로기술되어야 한다.

① 기록물을 수록하는 광디스크는 한번 입력후 삭제·수정 또는 재수록이 불가한형태의 광디스크를 사용함을 원칙으로 한다.

② 기록물을 광디스크에 수록하고자 하는 때에는 당해 기록물을 우선 전산기의기억장치에 입력하여 입력자료의 이상유무를 검사한 후 광디스크로 옮겨 수록하여야한다.

③ 제2항의 규정에 의하여 기록물을 광디스크로 옮겨 수록하는 때에는 별지 제9호서식의 광디스크수록계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 수록하여야 한다. 이 경우 광디스크는공개구분종류별로 구분·작성한다.

④ 기록물이 수록된 광디스크와 그 보존용기에는 별표 13의광디스크·마이크로필름 표지를 부착하여야 한다.

① 기록물관리기관이 영 제16조 또는영 제22조의 규정에 의하여 기록물을 마이크로필름에수록하고자 하는 때에는 별지 제10호서식의마이크로필름 촬영계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 촬영하여야 한다.

② 기록물관리기관이 마이크로필름으로 촬영하는 때에는 촬영 시작부분에 별표 14의 시작표지와 별지 제10호서식의 마이크로필름촬영계획서를 삽입하고, 당해 마이크로필름 촬영계획서상의 순서대로 기록물을수록한 후 당해 마이크로필름의 촬영이 끝나는 부분에 별표 14의 촬영끝 표지를 넣어야 하며마이크로필름의 컷트번호는 시작표지부터 부여한다.

③ 기록물관리기관에서 생산한 마이크로필름과 그 보존용기에는 별표 13의 광디스크·마이크로필름표지를 부착하여야 한다.

① 기록물관리기관의 장은 서고에 입고하는 기록물철중 보존기간이 준영구 이상인기록물철에 대하여는 동일한 기록물 형태별·보존가치등급별·보존기간별일련번호로 구성되는 관리번호를 부여하고, 당해 관리번호순으로 기록물철을 배열하여야한다.

② 제1항의 규정에 의하여 기록물철을 서가에 배치하는 때에는 별지 제11호서식의 서가배치서를작성하고, 이에 따라 배치하여야 한다.

① 보존기간이 준영구 이상인 기록물의 살균소독 방법과 사용약품의 종류 등은중앙기록물관리기관의 장이 정한다.

② 보존기간이 준영구 이상인 기록물을 보존하는 전문관리기관의 서고에 대하여는연 1회 이상 서고 전체에 대한 살균소독을 실시하여야 한다.

③ 보존기간이 준영구 이상인 종이류 기록물중 산성화 정도가 pH 6.5이하인 기록물에대하여는 서고에 입고하기 전에 탈산처리를 실시함을 원칙으로 한다.

④ 기록물관리기관의 장은 살균소독이나 탈산처리 등 기록물의 보존처리를 행하는 경우 별지 제12호서식의 기록물보존처리서를작성하여야 한다.

① 영 제23조제3항의 규정에 의한 소장 기록물에대한 점검주기는 별표 15와 같다.

② 기록물관리기관의 장은 제1항의 규정에 의하여 기록물이 정기적으로 점검될 수있도록 별지 제13호서식의기록물점검계획서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 점검하여야 한다.

① 보존기간이 준영구 이상인 기록물에 대하여는 서고외의 지역으로의 반출을 금함을원칙으로 한다.

② 보존기간이 준영구 이상인 기록물을 부득이한 사유로 서고외의 지역으로 반출하고자하는 때에는 당해 서고를 관리하는 기록물관리기관의 장의 승인을 받은 별지 제14호서식의 기록물반출·반입서를당해 서고관리책임자에게 제출하여야 한다.

① 영 제24조의 규정에 의하여 전문관리기관의장이 기록물 복원작업을 실시하는 때에는 별지 제15호서식에 의한기록물복원처리서를 작성 하여야 한다.

② 전문관리기관의 장은 기록물의 복원작업으로 기록물의 형상에 상당한 변화가 초래된경우에는 복원전 기록물을 함께 보존하거나 복원전의 형상을 보존매체에 수록하여보존하여야 한다.

① 전문관리기관 및 특수자료관의 장은 영제29조제2항 및 제3항의 규정에 의하여 이관받은 비밀기록물을 건별로 봉투에넣어 봉인하고 봉투의 접합부분에 별표 16의비밀기록물 봉인표지를 부착한 상태로 관리하여야 한다.

② 전문관리기관 및 특수자료관의 장은 제1항의 규정에 의한 봉인 및 개봉관련 사항을 별지 제17호서식의 비밀기록물봉인대장에 기록하여야 한다.

① 전문관리기관 및 특수자료관의 장은 영 제29조의규정에 의하여 이관받은 비밀기록물의 목록이나 내용을 전산으로 관리하고자 하는때에는 비밀기록물 전용의 전산장비를 따로 설치·운영하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의하여 비밀기록물을 수록한 전산자료는 정보통신망에 의한외부연결을 차단하거나 통신보안 조치를 강구하여 정보통신망에 의하여 비밀이유출되지 아니하도록 관리하여야 한다.

① 기록물관리기관의 장은 매년 9월 30일까지 전년도의 보존매체수록현황을중앙기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

② 중앙기록물관리기관의 장은 제1항의 규정에 의하여 통보받은 보존매체수록현황을참고하여 이중보존대상 기록물의 보존매체 사본을 수집·보존하여야 한다.

① 법 제16조제1항의 규정에 의한 간행물의발간등록번호부여의 신청은 별지 제18호서식에의한다.

② 전문관리기관의 장은 공공기관이 발간한 간행물중 등록되지 아니한 간행물이발견되는 경우에는 이를 직접 등록하여 보존할 수 있다.

① 영 제34조제1항의 규정에 의한 일반도서의 등록및 등록사항의 변경은 별지 제19호서식에의한다.

② 일반도서의 등록번호는 처리과기관코드와 등록일련번호로 구성한다.

① 기록물관리기관의 장은 제42조의 규정에 의하여 등록된일반도서에 대하여 등록번호·도서명·저자·소장부서 등이 포함된 목록을작성·비치하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의한 일반도서의 목록은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는바에 따라 전산으로 관리함을 원칙으로 한다.