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개정문 일부개정 2003-03-17 행정자치부령제197호

개정문 일부개정 2001-01-05 행정자치부령제118호

개정문 제정 1999-12-30 행정자치부령제78호

제1조(목적) 이 규칙은 공공기관의기록물관리에관한법률 및동법시행령에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(자료관 설치기준) 공공기관의기록물관리에관한법률시행령(이하 "영"이라한다) 제3조 각호의 1에 해당하는 공공기관중 영제5조제1항제7호의 규정에 의하여 자료관을 설치·운영하여야 하는 공공기관은다음 각호의 1과 같다. 1. 당해 기관 및 소속기관의 연간 기록물 생산량이 1천권 이상인 기관 2. 당해 기관 및 소속기관의 보존대상 기록물이 5천권 이상인 기관

제3조(기록물관리책임자) ① 처리과의 장은 기록물의 등록·분류·정리·보관·이관 등의 기록물관리를 위하여기록물관리책임자를 지정하여야 한다. ② 기록물관리책임자는 다음 각호의 업무를 수행한다. 1. 기록물의 생산·발송·접수의 등록에 관한 사항 2. 처리과 기록물분류기준표의 관리에 관한 사항 3. 단위업무별 기록물철 작성기준의 수립과 기록물철의 등록에 관한 사항 4. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항 5. 간행물 및 일반도서의 등록 및 관리에 관한 사항 6. 기타 처리과의 기록물관리에 관한 사항

제3조의2(각종 대장·서식의 전산관리) 이 규칙에서 정한 각종 대장·서식은 특별한 사유가 없는 한 전자문서시스템, 자료관시스템 또는 전문관리기관시스템으로 관리하여야 한다. [본조신설 2003·3·17]

제4조(기록물의 등록) ① 영 제10조제1항의 규정에 의한기록물등록대장은 별지 제1호서식에의한다. ② 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각호의 1에 의한다. <개정 2003·3·17> 1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후생산등록번호를 부여한다. 2. 영 제11조제2호의 규정에 의하여 등록하는반려된 문서 또는 재작성전의 원본문서의 경우에는 반려된 직후 또는 재작성된문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여한다. 3. 사진·필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물중 보존대상 기록물로 적합한작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다. 4. 영화·비디오·오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영·녹화 또는 녹음된기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를보유하지 아니한 공공기관의 경우에는 편집되지 아니한 상태의 기록물을 그대로등록할 수 있다. 5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다. ③ 영 제10조제3항의 규정에 의한 기록물배부대장은 별지 제2호서식에 의한다. <개정 2003·3·17> ④ 직제개정 등으로 처리과가 신설·폐지 또는 통합되거나 명칭이 변경된 경우 당해 공공기관의 장은 이를 지체없이 정부전산정보관리소장에게 통보하여 기록물등록을 위한 처리과기관코드를 부여받아야 하며, 정부전산정보관리소장은 처리과기관코드의 부여 사실을 지체없이 중앙기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <신설 2003·3·17>

제5조(생산·접수등록번호의 표기) ① 영 제10조제1항의 규정에 의하여 기록물의생산기관에서 부여하는 생산등록번호는 다음 각호의 방법으로 표기한다. <개정 2003·3·17> 1. 기안문·시행문 등 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호를표기한다. 2. 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있지 아니한 문서·카드류·도면류 등의 기록물은 당해기록물의 좌측 상단의 여백에 별표 1의표시를 하여 생산등록번호를 표기한다. 3. 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 당해 사진·필름 등을 넣은 봉투또는 당해 사진·필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를표기하여야 한다. 4. 테이프·디스크·디스켓류의 기록물에 대하여는 당해 기록물과 그 보존용기에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를표기한다. 5. 기타 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한기록물에 대하여는 당해 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를표기한다. ② 영 제10조제1항의 규정에 의하여 기록물의접수기관에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각호의 방법으로 표기한다. <개정 2003·3·17> 1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호를표기한다. 2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물외의 접수 기록물에 대하여는제1항 각호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 별표 1의 표시를 하여 접수등록번호를표기한다.

제6조(등록사항의 삭제 또는 수정방법) 영 제10조제7항의 규정에 의하여 기록물등록대장또는 기록물배부대장에 등록된 사항을 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 다음각호의 방법에 의한다. <개정 2003·3·17> 1. 등록사항 전체를 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 기록물관리책임자의 확인하에 삭제 또는 수정할 수 있으며, 삭제일자 또는 수정일자 및 조치사항을 전자적으로 관리하여야 한다. 2. 기본등록사항(기록물배부대장의 경우에는 접수사항을 말한다)을 삭제 또는수정하고자 하는 때에는 제1호의 방법에 따라 당해 등록사항 전체를 삭제한 후수정된 내용으로 재등록한다. 3. 기본등록사항(기록물배부대장의 경우에는 접수사항을 말한다)외의 등록내용을삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 삭제일자 또는 수정일자 및 조치사항을 전자적으로 관리하여야 하며 당해 등록사항만을 수정된 내용으로 재등록한다.

제7조(기록물분류기준표) ① 영 제12조제2항의 규정에 의하여중앙기록물관리기관 및 특수기록물관리기관의 장이 작성·고시하는기록물분류기준표는 별지 제3호서식에의한다. ② 영 제12조제6항의 규정에 의한 기록물분류기준표의변경신청은 별지 제4호서식에 의한다. ③ 공공기관의 장은 다음 각호의 1에 해당하는 경우에는영 제12조제6항 단서의 규정에 의하여 소관기록물분류기준표를 변경할 수 있으며, 1월 이내에 그 결과를 중앙기록물관리기관또는 특수기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. 다만, 제4호 및 제5호의 규정에의한 변경사항에 대하여는 이를 통보받은 중앙기록물관리기관 또는 특수기록물관리기관의장이 사후에 재조정할 수 있다. 1. 처리과기관코드만을 변경하는 경우 2. 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우 3. 단위업무를 폐지하는 경우 4. 단위업무를 신설하는 경우중 중앙기록물관리기관 또는 특수기록물관리기관의장으로부터 단위업무번호를 부여받은 경우 5. 기록물분류기준표의 일부 항목의 내용을 수정하는 경우중 보존기간, 보존장소,비치기록물여부 및 이관시기외의 사항을 수정하고자 하는 경우

제8조(비밀업무의 기록물분류기준표) ① 영 제12조제7항의 규정에 의하여 작성하는비밀업무에 대한 기록물분류기준표와 관련된 자료의 작성·제출은 서면으로 하되,중앙기록물관리기관 또는 특수기록물관리기관에 제출하는 사본의 예고문은 제출일부터1월이 경과한 달의 말일에 파기하는 것으로 한다. ② 중앙기록물관리기관 또는 특수기록물관리기관의 장은 비밀업무에 대한기록물분류기준표 관련자료중 단위업무명, 단위업무에 관한 설명, 보존기간의책정사유 및 주요 열람용도 등 비밀업무의 내용이 노출될 가능성이 있는 항목과관련된 자료는 별도의 비밀전용컴퓨터에 입력한 후 당해 업무의 비밀보호기간이종료될 때까지 관련전산자료를 비밀로 관리하여야 한다.

제9조(기록물철의 작성 및 등록) ① 영 제13조제1항의 규정에 의하여 각 단위업무의담당자가 기록물철을 신규로 작성한 때에는 별지제5호서식의 기록물철등록부에 이를등록하여 별표 2의 기록물철 표지를전산으로 출력한 후 당해 기록물철의 표지로 사용하여야 한다. ② 기록물철등록부에 등록된 사항을 사후에 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 다음각호의 방법에 의한다. <개정 2003·3·17> 1. 기본등록사항을 삭제하고자 하는 때에는 기록물관리책임자의 확인하에 기록물등록대장중 당해 기록물철에 편철된 것으로 표기된 분류번호를 먼저 수정하고, 수정일자 및 조치사항을 전자적으로 관리하여야 한다. 2. 기본등록사항을 수정하고자 하는 때에는 제1호의 방법에 따라 당해 등록사항전체를 삭제한 후 수정된 내용으로 당해 기록물철을 재등록한다. 3. 보존분류사항을 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 삭제일자 또는 수정일자 및 조치사항을 전자적으로 관리하여야 하며 당해 보존분류사항만을 수정된내용으로 재등록한다.

제9조의2(기록물의 분류 및 편철시기) 영 제12조제1항 및 제13조제1항의 규정에 의한 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시하여야 한다.[본조신설 2003·3·17]

제10조(일반문서류의 편철 및 관리) ① 처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표 3의 규격에 의한 진행문서파일에위에서부터 아래로 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다. ② 제1항의 규정에 의한 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 2의 기록물철 표지를 놓고, 그다음에는 별지 제6호서식의색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다. ③ 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호안에 권호수만 다르게 표시하여야 한다. ④ 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 4의 보존용 표지를 추가로 씌워편철용 클립으로 고정시킨 후 별표 5의규격에 의한 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리한다. ⑤ 제4항의 규정에 의한 보존상자의 측면에는 별표 6의보존상자표지를 부착하여야 한다.

제11조(카드류의 편철 및 관리) ① 카드류는 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 아니한 상태로카드보관함에 넣어 관리한다. ② 처리과에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 7의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후이를 보존상자에 넣어 관리한다. ③ 제2항의 규정에 의하여 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의맨 위에는 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉투당카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.

제12조(도면류의 편철 및 관리) ① 도면류는 기록물철 단위로 별표 8에의한 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다. ② 제1항의 규정에 의하여 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 색인목록을 놓고그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매이내로 함을 원칙으로 한다. ③ 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

제13조(사진·필름류의 편철 및 관리) ① 사진·필름류는 기록물철 단위로 당해 사진·필름의 규격에 적합한 별표 9에 의한 사진·필름류보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다. ② 제1항의 규정에 의하여 사진·필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 색인목록을놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.

제14조(기록물철의 분류번호 표시) ① 기록물철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록에는 당해 기록물철의분류번호를 표시하여야 한다. ② 테이프·디스크·디스켓류의 기록물에 대하여는 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 별표 10의 규정에 의한 표시를 하여당해 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

제15조(기록물의 정리) ① 영 제14조의 규정에 의한 기록물의 정리는 다음각호의 사항을 포함하여 실시한다. <개정 2003·3·17> 1. 기록물등록대장 및 기록물철등록부에 등록되지 아니한 기록물이 있는지 여부를확인하여 누락기록물을 추가로 등록한다. 2. 기록물등록대장의 등록사항과 실제 기록물상태가 일치되는지 여부를 확인한 후미비사항을 보완한다. 3. 특수목록 해당여부를 확인하여 기록물등록대장 및 기록물철등록부에 필요한특수목록을 추가로 기입한다. 4. 대통령관련 기록물, 특수규격기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호대상 기록물 등에 해당되는지 여부를 확인하여 기록물등록대장의 특수기록물란에 해당항목을 모두 표시한다. 5. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 아니한 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락된 기록물의생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다. 6. 기록물등록대장상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정·표기한다. 7. 기록물철별로 보존기간 책정 등의 보존분류를 실시한 후 기록물철등록부에 그결과를 기입한다. 8. 기록물철안에 남아 있는 철침 등 이물질을 제거한다. 9. 기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부를 확인한 후 색인목록을전산출력의 색인목록으로 교체한다. 10. 기록물분류기준표에 누락 또는 변경된 단위업무가 있는지 여부를 확인하여기록물분류기준표의 변경신청을 한다. 11. 기록물철을 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우생산연도는 당해 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다. 12. 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철·정리한다. 13. 기타 전문관리기관의 장이 정하는 기록물의 정리에 관한 사항을 행한다. ② 공공기관의 장은 필요하다고 인정되는 경우 부서별 또는 처리과별로 기록물 정리일정을달리하여 실시할 수 있다. ③ 제1항제3호의 규정에 의한 특수목록의 기입 및 제7호의 규정에 의한 기록물철별 보존분류(보존장소·비치종결일자 및 비치사유에 한한다)는 이를 자료관 또는 특수자료관의 장이 할 수 있다. <신설 2003·3·17>

제16조(기록물의 공개여부 구분표시) 영 제18조의 규정에 의한 기록물의 공개여부 구분표시는 '공개, 부분공개, 비공개'중 하나를 선택하여 기입하되, 부분공개 또는 비공개의 경우에는 '부분공개( )' 또는 '비공개( )'로 표시하고 괄호안에는 별표 11의 규정에 의한 공개여부 구분번호를 추가로 기입하여야 한다. [전문개정 2003·3·17]

제17조(기록물생산현황의 작성) 영 제19조의 규정에 의한 기록물생산현황은기록물의 정리가 완료되어 그 결과가 기록물등록대장 등에 입력된 후에 작성하여야한다.

제18조(기록물의 이관시기 연장) ① 영 제20조제3항의 규정에 의한 기록물의이관목록은 별지 제7호서식에 의한다. ② 공공기관이 공공기관의기록물관리에관한법률(이하"법"이라 한다) 제12조제4항 단서 또는 영제20조제1항 단서의 규정에 의하여 기록물의 이관시기를 연장하거나영 제31조제1항 단서의 규정에 의하여 부득이한사유로 기록물의 이관시기를 연장하고자 하는 때에는 사전에 관할 기록물관리기관의장에게 별지 제8호서식에 의한기록물이관 연기신청서를 전산으로 작성·제출하여 협의하여야 한다.

제19조(기록물 수집계획의 통지) 기록물관리기관의 장은 영 제20조제4항의 규정에의하여 수립한 기록물 수집계획에 의하여 이관 3월전까지 수집대상기관 또는 부서에당해 기록물 수집일정을 통보하고, 이관일 1월전까지는 수집대상 기록물의 목록을통보하여야 한다.

제20조(표준평가표의 작성·운영) ① 전문관리기관의 장은 단위업무별 표준평가표를 작성·운영하여영 제21조의 규정에 의한 기록물의 평가가표준화되도록 하여야 한다. ② 제1항의 규정에 의한 표준평가표에는 기록물의 보존가치 등급별 평가기준,보존방법별 분류기준, 공개여부 구분의 세부지침 및 유의사항 등이 구체적으로기술되어야 한다.

제21조(보존매체의 종류와 규격) 영 제22조제1항의 규정에 의한 보존매체의 종류와규격은 별표 12와 같다.

제22조(광디스크에의 수록) ① 기록물을 수록하는 광디스크는 한번 입력후 삭제·수정 또는 재수록이 불가한형태의 광디스크를 사용함을 원칙으로 한다. ② 기록물을 광디스크에 수록하고자 하는 때에는 당해 기록물을 우선 전산기의기억장치에 입력하여 입력자료의 이상유무를 검사한 후 광디스크로 옮겨 수록하여야한다. ③ 제2항의 규정에 의하여 기록물을 광디스크로 옮겨 수록하는 때에는 별지 제9호서식의 광디스크수록계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 수록하여야 한다. 이 경우 광디스크는공개구분종류별로 구분·작성한다. ④ 기록물이 수록된 광디스크와 그 보존용기에는 별표 13의광디스크·마이크로필름 표지를 부착하여야 한다.

제23조(마이크로필름의 촬영) ① 기록물관리기관이 영 제16조 또는영 제22조의 규정에 의하여 기록물을 마이크로필름에수록하고자 하는 때에는 별지 제10호서식의마이크로필름 촬영계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 촬영하여야 한다. ② 기록물관리기관이 마이크로필름으로 촬영하는 때에는 촬영 시작부분에 별표 14의 시작표지와 별지 제10호서식의 마이크로필름촬영계획서를 삽입하고, 당해 마이크로필름 촬영계획서상의 순서대로 기록물을수록한 후 당해 마이크로필름의 촬영이 끝나는 부분에 별표 14의 촬영끝 표지를 넣어야 하며마이크로필름의 컷트번호는 시작표지부터 부여한다. ③ 기록물관리기관에서 생산한 마이크로필름과 그 보존용기에는 별표 13의 광디스크·마이크로필름표지를 부착하여야 한다.

제24조(재촬영) 촬영이 끝난 마이크로필름의 검사결과 촬영상태가 불량한 부분이 발견된 때에는마이크로필름 촬영계획서의 검사결과란에 기록물의 건단위로 불량표시를 한 후 당해불량표시 기록물건전체를 다른 마이크로필름 촬영계획서에 편성하여 재촬영하여야한다.

제25조(마이크로필름의 보존) 기록물이 수록된 마이크로필름의 원본은 시청각기록물 전용서고에 보존하고 열람등에 사용하는 마이크로필름은 복제본을 제작하여 사용함을 원칙으로 한다.

제26조(서고 및 서가번호의 표시) 기록물관리기관의 서고에 대하여는 서고번호와 서가번호를 표시하고 이를 등록하여기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.

제27조(서고의 관리책임자 지정) 기록물관리기관의 장은 서고별로 관리책임자를 지정하고, 당해 관리책임자에 의하여서고의 출입과 기록물의 입·출고가 통제되도록 하여야 한다.

제28조(기록물의 서고 배치) ① 기록물관리기관의 장은 서고에 입고하는 기록물철중 보존기간이 준영구 이상인기록물철에 대하여는 동일한 기록물 형태별·보존가치등급별·보존기간별일련번호로 구성되는 관리번호를 부여하고, 당해 관리번호순으로 기록물철을 배열하여야한다. ② 제1항의 규정에 의하여 기록물철을 서가에 배치하는 때에는 별지 제11호서식의 서가배치서를작성하고, 이에 따라 배치하여야 한다.

제29조(살균소독 등의 보존처리) ① 보존기간이 준영구 이상인 기록물의 살균소독 방법과 사용약품의 종류 등은중앙기록물관리기관의 장이 정한다. ② 보존기간이 준영구 이상인 기록물을 보존하는 전문관리기관의 서고에 대하여는연 1회 이상 서고 전체에 대한 살균소독을 실시하여야 한다. ③ 보존기간이 준영구 이상인 종이류 기록물중 산성화 정도가 pH 6.5이하인 기록물에대하여는 서고에 입고하기 전에 탈산처리를 실시함을 원칙으로 한다. ④ 기록물관리기관의 장은 살균소독이나 탈산처리 등 기록물의 보존처리를 행하는 경우 별지 제12호서식의 기록물보존처리서를작성하여야 한다.

제30조(소장 기록물의 점검) ① 영 제23조제3항의 규정에 의한 소장 기록물에대한 점검주기는 별표 15와 같다. ② 기록물관리기관의 장은 제1항의 규정에 의하여 기록물이 정기적으로 점검될 수있도록 별지 제13호서식의기록물점검계획서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 점검하여야 한다.

제31조(준영구 이상 보존기록물의 반출제한) ① 보존기간이 준영구 이상인 기록물에 대하여는 서고외의 지역으로의 반출을 금함을원칙으로 한다. ② 보존기간이 준영구 이상인 기록물을 부득이한 사유로 서고외의 지역으로 반출하고자하는 때에는 당해 서고를 관리하는 기록물관리기관의 장의 승인을 받은 별지 제14호서식의 기록물반출·반입서를당해 서고관리책임자에게 제출하여야 한다.

제32조(준영구 이상 보존기록물의 원본열람) 보존기간이 준영구 이상인 기록물의 열람은 당해 기록물이 수록된 보존매체를사용하여야 하며, 부득이한 사유로 원본을 열람에 제공하는 때에는 기록물관리담당자가 계속하여 입회하여야 한다.

제33조(기록물의 복원처리) ① 영 제24조의 규정에 의하여 전문관리기관의장이 기록물 복원작업을 실시하는 때에는 별지 제15호서식에 의한기록물복원처리서를 작성 하여야 한다. ② 전문관리기관의 장은 기록물의 복원작업으로 기록물의 형상에 상당한 변화가 초래된경우에는 복원전 기록물을 함께 보존하거나 복원전의 형상을 보존매체에 수록하여보존하여야 한다.

제34조(정보통신망에 의한 열람신청) 영 제25조 본문의 규정에 의하여 정보통신망으로기록물을 열람하고자 하는 자는 별지 제16호서식에 의한 열람신청서를제출하여야 한다.

제35조(비밀기록물의 보존관리) ① 전문관리기관 및 특수자료관의 장은 영제29조제2항 및 제3항의 규정에 의하여 이관받은 비밀기록물을 건별로 봉투에넣어 봉인하고 봉투의 접합부분에 별표 16의비밀기록물 봉인표지를 부착한 상태로 관리하여야 한다. ② 전문관리기관 및 특수자료관의 장은 제1항의 규정에 의한 봉인 및 개봉관련 사항을 별지 제17호서식의 비밀기록물봉인대장에 기록하여야 한다.

제36조(비밀기록물의 전산관리) ① 전문관리기관 및 특수자료관의 장은 영 제29조의규정에 의하여 이관받은 비밀기록물의 목록이나 내용을 전산으로 관리하고자 하는때에는 비밀기록물 전용의 전산장비를 따로 설치·운영하여야 한다. ② 제1항의 규정에 의하여 비밀기록물을 수록한 전산자료는 정보통신망에 의한외부연결을 차단하거나 통신보안 조치를 강구하여 정보통신망에 의하여 비밀이유출되지 아니하도록 관리하여야 한다.

제37조(비밀기록물 전용서고) 전문관리기관의 장은 영 제29조제5항의 규정에의하여 비밀기록물 전용서고를 설치한 때에는 이를 통제구역으로 지정하고,청원경찰·방호원 또는 감시카메라 등에 의하여 모든 출입사항이 상시 감시·기록되도록하여야 한다.

제38조(전자문서의 관리) 공공기관이 영 제30조제1항의 규정에 의한전자문서의 생산·관리체제를 설치·운영하는 때에는 기록물의 등록·분류·정리·생산현황작성·이관 및 열람 등의 기록물관리업무를 당해 전자문서의생산·관리체제에 의하여 수행할 수 있도록 하여야 한다.

제39조(보존매체수록현황 통보) ① 기록물관리기관의 장은 매년 9월 30일까지 전년도의 보존매체수록현황을중앙기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. ② 중앙기록물관리기관의 장은 제1항의 규정에 의하여 통보받은 보존매체수록현황을참고하여 이중보존대상 기록물의 보존매체 사본을 수집·보존하여야 한다.

제40조(간행물 발간등록) ① 법 제16조제1항의 규정에 의한 간행물의발간등록번호부여의 신청은 별지 제18호서식에의한다. ② 전문관리기관의 장은 공공기관이 발간한 간행물중 등록되지 아니한 간행물이발견되는 경우에는 이를 직접 등록하여 보존할 수 있다.

제41조(간행물의 분류) 공공기관이 발간한 간행물의 분류는 영 제12조제5항의규정에 의한 기능분류기준에 의하되, 2 이상의 기능과 관련된 간행물은 해당되는기능 분류번호를 복수로 표시할 수 있다.

제42조(일반도서의 등록) ① 영 제34조제1항의 규정에 의한 일반도서의 등록및 등록사항의 변경은 별지 제19호서식에의한다. ② 일반도서의 등록번호는 처리과기관코드와 등록일련번호로 구성한다.

제43조(일반도서의 목록작성) ① 기록물관리기관의 장은 제42조의 규정에 의하여 등록된일반도서에 대하여 등록번호·도서명·저자·소장부서 등이 포함된 목록을작성·비치하여야 한다. ② 제1항의 규정에 의한 일반도서의 목록은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는바에 따라 전산으로 관리함을 원칙으로 한다.

제44조(일반도서의 분류) 일반도서중 공공기관의 업무에 참고할 가치가 높은 전문도서에 대하여는영 제12조제5항의 규정에 의한 기능분류를실시한다.

제45조(일반도서의 수집대상조사) 기록물관리기관의 장은 일반도서를 수집하거나 영 제34조제4항의규정에 의한 수집의무의 부과를 위하여 필요하다고 인정되는 경우에는 관할공공기관에 대하여 수집이 필요한 일반도서의 목록을 조사할 수 있다.

제46조(기록물 조사원의 신분증표) 법 제19조제3항 및법 제20조제4항의 규정에 의하여 조사를 하는공무원의 신분증표는 별지 제20호서식에의한다.

제47조(지정기록물등록관리대장) 영 제36조제1항의 규정에 의한 지정기록물의등록은 별지 제21호서식에 의한다.

제48조(지정기록물 처분내용의 신고) 영 제36조제3항의 규정에 의하여 지정기록물의소유자 또는 관리자가 지정기록물의 처분내용을 신고하는 때에는 기록물명, 처분일자,처분내용, 소유권 또는 관리권 인수자의 주소 및 성명 등을 포함하여야 한다.

제49조(기록물의 폐기) 기록물관리기관의 장이 영 제37조의 규정에의하여 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 별지 제22호서식에 의한 기록물폐기심의서를작성하고, 이에 따라 폐기하여야 한다.

제50조(과태료의 징수절차) 영 제44조제3항의 규정에 의한 과태료의징수절차에 관하여는 세입징수관사무처리규칙을 준용한다.이 경우 납입고지서에는 이의방법 및 이의기간 등을 함께 기재하여야 한다.